本サービスのプライバシーポリシー

本ポリシーは、合同会社フライヴェルト (以下「当社」) が提供する介護・医療・福祉業界向けクラウド型 AI 業務支援サービス「AI 円香Ⅱ」(以下「本サービス」) を通じて取得・処理する個人情報・利用者データの取扱いについて定めるものです。 本ポリシーは、AI 円香Ⅱ 利用規約 (以下「利用規約」) の一部を構成し、利用規約と一体として適用されます。 なお、本サイト madoka-ai.com (情報提供サイト) のお問い合わせフォーム経由で取得する情報の取扱いは、別途 本サイトのプライバシーポリシー が適用されます。

本サービスにおいて、お客様 (介護事業者様) は個人情報の保護に関する法律 (以下「個人情報保護法」) 上の「個人情報取扱事業者」(同法第 16 条第 2 項) の立場にあり、当社はお客様からの委託に基づき個人データを処理する「委託先」(同法第 25 条) としての立場にあります。 本人同意の取得、利用目的の通知・公表、開示・訂正・利用停止請求への一次対応、その他お客様の事業所内における個人情報管理は、お客様の責任において実施されるものとします。 当社は、お客様が事業所内で適切な個人情報管理体制を整えられていることを前提として本サービスを提供します。当社は、お客様が本サービスに入力する個別データの適法性・十分性を判断・保証する立場にはありません。 役割と責任の詳細については、利用規約 第 2 条 (役割の明示) および 第 16 条 (お客様の責任) をご参照ください。

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得します。 【A. お客様 (法人) に関する情報】 ・法人名、所在地、代表者氏名、ご担当者氏名・連絡先 (メールアドレス、電話番号等) ・アカウント情報 (ユーザー ID、パスワード ※ハッシュ化保存) ・請求・支払いに関する情報 (なお、銀行振込時の口座情報は当社では保管しません) 【B. お客様の職員 (利用者) に関する情報】 ・ユーザーロール (管理者・一般利用者) ・ログイン履歴、操作ログ (アクセス日時、操作種別等) ・利用統計 (使用クレジット、機能別利用量) 【C. お客様データ (本サービス上で処理される業務データ)】 ・介護記録、計画書、議事録、相談内容等の文書データ ・添付ファイル (PDF、画像、音声、文書ファイル等) ・上記データに含まれる利用者本人の情報 (氏名、ADL、医療情報、写真等の要配慮個人情報を含み得ます) ・AI モデルとのやり取り履歴 (プロンプト、応答、生成物) 【D. アクセス情報】 ・IP アドレス、ユーザーエージェント (ブラウザ・OS 種別) ・アクセス日時、リファラ等 【E. Cookie 等】 ・セッション維持・認証のための Cookie ・個人を特定する目的での第三者 Cookie や、追跡型広告のための Cookie は使用しません

取得した情報は、以下の目的でのみ利用します (個人情報保護法第 18 条に基づく利用目的の特定・通知)。 ・本サービスの提供・運営 (各機能の実装、サーバー運用、サポート対応等) ・お客様への連絡、お問い合わせ・お申込みへの対応 ・利用料金の請求・支払い管理 ・本サービスの利用状況の分析、品質向上 (個人を特定しない統計処理として) ・利用規約違反の調査・対応、不正アクセス・スパム対策 ・法令に基づく対応 (法令上の照会、開示請求等)

当社は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、お客様の個人データを第三者に提供することはありません。 ・法令に基づく場合 (裁判所・警察機関その他の公的機関からの正式な照会等) ・人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合 ・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合 ・国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の事業者をサブプロセッサ (再委託先) として利用します。 ・Google LLC (Vertex AI Gemini によるテキスト・画像・短尺音声処理、Google Cloud Speech-to-Text V2 (Chirp 3) による会議録音声処理、クラウドインフラ) ・Anthropic PBC (Claude API による AI 処理) ・OpenAI LLC (OpenAI API による AI 処理) ・Supabase Inc. (データベース・ストレージ、東京リージョン) サブプロセッサの監督、追加・変更時の通知については、利用規約 第 12 条をご参照ください。

個人情報保護法第 23 条の趣旨に基づき、本サービスにおけるデータ処理国は以下のとおりです。 ・データ保管: 日本 (Supabase 東京リージョン ap-northeast-1) ・AI 処理 (テキスト生成・画像生成・短尺音声入力 / Vertex AI Gemini): 主に米国、場合により他国 (Google Cloud のグローバルエンドポイントを利用) ・会議録音声処理 (Google Cloud Speech-to-Text V2 / Chirp 3): 日本 (asia-northeast1 東京リージョン) ・AI 処理 (Anthropic Claude API): 米国 ・AI 処理 (OpenAI API): 米国 会議録音声処理は東京リージョンへの集約が完了しています。テキスト系および短尺音声入力については、Vertex AI Gemini の GA 版が asia-northeast1 で提供された段階で順次国内移行する方針です。 詳細は利用規約 第 13 条および セキュリティとコンプライアンス ページをご参照ください。

当社は、お客様データを AI モデルの学習・改善・データセット構築には一切利用いたしません。これは、本サービスが利用する各 AI 事業者の商用 API 利用条件にも同様に適用されます。 詳細は利用規約 第 9 条をご参照ください。

お客様データの保管期間および削除に関する取扱いの主な内容は以下のとおりです。 ・Supabase (東京リージョン) に保管されるお客様データ本体は、ご請求があれば当社にて削除します。退会時は 30 日保管後に全削除します。 ・各 AI 事業者の API に送信されたデータは、各社の保持期間 (概ね 7 日〜30 日) で自動削除されます。当社が個別に直接削除することはできません。 ・データの返却はご希望に応じて CSV 形式等で有料対応します (要相談)。 詳細は利用規約 第 14 条をご参照ください。

当社は、お客様データおよび個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止、その他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。 ・アクセス制限 (権限管理、ID・パスワードの厳重管理、組織単位のデータ分離等) ・通信および保管時の暗号化 (TLS 1.2 以上、機密情報の AES-256-GCM 等) ・サーバーログによる操作記録および異常検知 ・従業員への教育・指導 詳細は利用規約 第 11 条をご参照ください。

本サービスを通じて取り扱われる個人情報の本人 (利用者・ご家族等) からの開示・訂正・利用停止・削除等の請求は、お客様 (介護事業者様) を一次窓口として承ることを想定しています。 お客様より当社に対し、ご本人からの請求対応のためにご要請がある場合、当社は委託先として必要な協力を行います。 お客様 (法人) ご自身の個人情報については、当社所定の方法により、開示・訂正・利用停止・削除等を請求することができます。下記「お問い合わせ窓口」までご連絡ください。請求にあたっては、ご本人であることの確認 (本人確認書類の提出等) をお願いする場合があります。 請求の内容によっては、本サービスの提供に支障が生じる場合があることをあらかじめ了承ください。

本サービスでは、以下の目的で Cookie 等の技術を使用します。 ・ログインセッションの維持・認証 ・ご利用環境の保存 (画面設定等) ・本サービスの安定運用 (不正アクセス検知等) 個人を特定する目的での第三者 Cookie や、追跡型広告のための Cookie は使用しません。

当社は、社会情勢や法令等の変更、本サービスの改良、サブプロセッサの変更などに応じて本ポリシーを改定することがあります。 改定を行う際は、改定内容および効力発生日を当社が定める方法 (本サービス上での通知、電子メール等) でお客様に通知します。 お客様が改定後も本サービスを利用し続ける場合、改定内容に同意したものとみなします。

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、ご相談、開示等請求は、以下の窓口までご連絡ください。 合同会社フライヴェルト (Fraiwelt LLC) 個人情報お問い合わせ窓口 所在地: 〒761-8045 香川県高松市西山崎町 231 番地 5 メールアドレス: info@fraiwelt.com 電話番号: 090-1574-0027 (平日 9:00〜18:00) 代表社員: 佃 直樹